Je ne vais pas dire que ça devient une habitude, mais…
Je
vais bientôt vivre mon 5ᵉ audit Qualiopi dans une troisième structure différente ! 😱
Voici
mes 5 indispensables pour être serein le jour de l'audit
𝟭)
𝗣𝗹𝗮𝗻𝗶𝗳𝗶𝗲𝗿 𝗯𝗶𝗲𝗻 𝗲𝗻 𝗮𝗺𝗼𝗻𝘁 𝗹𝗲 𝘁𝗿𝗮𝘃𝗮𝗶𝗹
On
est d'accord, Qualiopi se prépare au quotidien, avec un système Qualité robuste, des indicateurs pertinents, un système de veille bien pensé... 💪
Il
n'empêche pas que quand la date de l'audit commence à se rapprocher, un travail plus spécifique d'analyse de l'existant et de plan d'action doit être mis en place
👉
En général, je commence tranquillement ce travail 6 mois à l'avance, en intensifiant l'effort 2/3 derniers mois avant l'audit.
𝟮)
𝗔𝘂𝗱𝗶𝘁𝘀 𝗶𝗻𝘁𝗲𝗿𝗻𝗲𝘀 𝘀𝘆𝘀𝘁𝗲́𝗺𝗮𝘁𝗶𝗾𝘂𝗲𝘀
J'aime
interviewer les personnes en interne sur leur activité en lien avec le référentiel Qualiopi. Sans doute lié à mon expérience avec l'ISO 9001.
J'explique
la démarche, mais je fais en sorte de donner le moins d'information possible sur les indicateurs en amont pour que les réponses qui sortent soient naturelles
J'en
déduis ensuite les points forts et les axes d'amélioration pour réaliser un premier plan d'action.
𝟯)
𝗖𝗮𝗽𝗶𝘁𝗮𝗹𝗶𝘀𝗲𝗿 𝘀𝘂𝗿 𝗹𝗲𝘀 𝗮𝘅𝗲𝘀 𝗱'𝗮𝗺𝗲́𝗹𝗶𝗼𝗿𝗮𝘁𝗶𝗼𝗻 𝗱𝗲𝘀 𝗱𝗲𝗿𝗻𝗶𝗲𝗿𝘀 𝗮𝘂𝗱𝗶𝘁𝘀
Même
en s'en tirant sans non-conformité, le rapport d'audit mentionne généralement des axes de progrès
Je
les intègre systématiquement au plan d'action (en tout cas, ce qui est réalisable 😅 )
Montrer
qu'on les a pris en compte et qu'on a avancé sur ces sujets est un bon signal envoyé à l'auditeur/auditrice 👌
𝟰)
𝗙𝗮𝗶𝗿𝗲 𝗶𝗻𝘁𝗲𝗿𝘃𝗲𝗻𝗶𝗿 𝗰𝗲𝘂𝘅 𝗾𝘂𝗶 𝘀𝗮𝘃𝗲𝗻𝘁 𝗹𝗼𝗿𝘀 𝗱𝗲 𝗹'𝗮𝘂𝗱𝗶𝘁
C'est
mon parti pris le plus fort.
Je
n'aime pas incarner le Responsable Qualité qui passe 2 jours seuls avec l'auditeur/auditrice en répondant aux questions avec une posture de sachant
Si
j'ai une vue globale des activités, en revanche :
👉
je ne jongle pas avec tous les outils
👉
je n'ai pas la technicité de mes équipes sur leurs sujets
👉
je n'aurais pas forcément les exemples à donner ou une connaissance fine de toutes les procédures
Voilà
pourquoi, je préfère que les équipes soient auditées avec moi en rôle de facilitateur.
C'est
aussi une manière de les responsabiliser et de donner une valeur au travail qu'elles réalisent au quotidien
𝟱)
𝗖𝗼𝗮𝗰𝗵𝗶𝗻𝗴 𝗽𝗿𝗲́-𝗮𝘂𝗱𝗶𝘁
C'est
la conséquence du point précédent
👉
Si on veut que les équipes soient prêtes, il faut les coacher avant l'audit
Ça
passe par donner du sens aux indicateurs Qualiopi, mais également par le fait de rassurer ou d'expliquer la posture à avoir le jour J. En ce sens, les audits internes permettent déjà de donner un
avant-goût de l'exercice qui sera demandé 😉
💬
Et vous, quels sont vos basiques pour préparer Qualiopi ?
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